伝統的な紙の名刺と比較して、電子名刺は、電子メール、インスタントメッセンジャーなどの電子的な方法で迅速に他の人に送信することができます。例えば、ビジネス会議では、スマートフォンの画面を軽くタッチするだけで、名刺を複数の潜在的な取引先に送信することができ、時間と労力を大幅に節約し、紙の名刺配布の煩雑さと紛失の可能性を回避します。

紙の名刺よりも豊富な情報を含むことができます。基本的な名前や役職、連絡先のほか、個人や企業のウェブサイトへのリンク、ソーシャルメディアのアカウント、会社概要の動画なども追加できます。一度情報が更新されると、連絡先の変更、役職の升進など、電子名刺は簡単に修正を行うことができ、常に最新の情報を確保することができます。

受信者は電子名刺を携帯電話やパソコンなどに保存し、簡単な検索機能で特定の連絡先の名刺情報を素早く見つけることができます。たとえば、営業担当者が大量の名刺を管理している場合、電子名刺の保存と検索機能を使えば、すぐに対象顧客の連絡先がわかり、その後のフォローがしやすくなります。

電子名刺の普及は地域の制限を受けません。インターネットを使って世界中の人に簡単に発信できるので、企業や個人がグローバルに人脈を広げるのに役立ちます。例えば、小さな地元のテクノロジー企業は、電子名刺を通じて海外の潜在顧客やパートナーとの関係を築き、海外市場に進出するための基盤を築くことができます。

美しいデザインの電子名刺は企業の専門性とイメージを体現することができます。企業ロゴやカラースキームなど、視覚的なデザインを統一することでブランド認知を高めることができます。デザインが新しく、内容がはっきりしている電子名刺をもらうと、企業に対するポジティブな印象が生まれ、協力の可能性が高まります。

電子名刺はビジネスコミュニケーションの起点とすることができます。見込客に電子名刺を渡したら、その中の連絡先(メールや電話など)から送り先と連絡を取り、商談につなげます。また、電子名刺に添付されている情報(商品紹介のリンクなど)も、業務内容を理解してもらうために役立ちます。